Facturar a empresas extranjeras puede ser un reto para las empresas y autónomos españoles debido a las diferencias en las normativas fiscales, tanto dentro como fuera de la Unión Europea. Por eso, en Ofidem hemos querido ayudarte con este sencillo manual práctico diseñado para guiarte en el proceso, explicando los pasos clave y requisitos para facturar correctamente y evitar errores comunes. Desde la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) hasta la presentación de los modelos fiscales adecuados, te proporcionamos las claves para gestionar estas operaciones con éxito.
Diferencia entre facturar dentro de la UE o fuera de ella
Cuando facturas a empresas extranjeras, es crucial diferenciar si tu cliente está dentro de la Unión Europea o fuera de ella, ya que las obligaciones fiscales y los requisitos cambiarán de manera relevante.
Facturar a empresas extranjeras de la UE
Para facturar a una empresa que pertenece a la Unión Europea, necesitarás que tu empresa y la empresa a la que facturas estén registradas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), un registro que permite realizar operaciones comerciales sin aplicar el IVA en las facturas. Al inscribirse, se obtiene un número de IVA intracomunitario que valida a la empresa para facturar sin impuestos, delegando la responsabilidad del IVA al comprador en su país. Es esencial para operar legalmente en el mercado comunitario.
Para verificar si la empresa extranjera a la que estás facturando está inscrita en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), puedes usar el sistema VIES (VAT Information Exchange System) de la Unión Europea. Al ingresar el número de IVA intracomunitario del cliente, el VIES confirma si el número es válido y si la empresa está registrada para operaciones intracomunitarias, asegurando que puedas emitir facturas sin IVA correctamente dentro de la UE. Puedes acceder al VIES desde la página web de la Agencia Tributaria o desde el sitio de la Comisión Europea.
Por tanto, las facturas a empresas de la UE generalmente se emiten sin IVA gracias a la inversión del sujeto pasivo. Esto significa que el comprador es quien declara y paga el IVA en su país.
¿Cómo dar de alta en el ROI a mi empresa?
Para dar de alta tu empresa en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), debes presentar el modelo 036 de declaración censal a la Agencia Tributaria, marcando la casilla correspondiente para la inscripción en el ROI. Es fundamental indicar correctamente el inicio de las operaciones intracomunitarias. Una vez presentada la solicitud, la Agencia Tributaria revisará y, si todo está correcto, te asignará un número de IVA intracomunitario que te permitirá operar sin IVA con empresas de la UE.
¿Qué datos deben aparecer en una factura a una empresa extranjera de la UE?
En una factura a una empresa extranjera intracomunitaria deben aparecer, por tanto, los siguientes elementos de esta manera:
- Datos completos del emisor y del cliente: Nombres, direcciones y números de IVA intracomunitarios.
- Número de factura: Debe ser único y seguir un orden correlativo y cronológico.
- Fecha de emisión: Día en que se emite la factura.
- Descripción detallada de los bienes o servicios: Incluyendo cantidad, precio unitario y total.
- Importe y tipo de IVA: Que será 0% debido a la inversión del sujeto pasivo.
- Menciones específicas: Nota sobre la inversión del sujeto pasivo y cualquier otra referencia legal relevante.
Modelos a presentar al facturar en la Unión Europea
Cuando facturas a una empresa extranjera en la UE, debes presentar los siguientes modelos:
- Modelo 303: Declaración trimestral del IVA, donde se reflejan tanto las operaciones nacionales como las intracomunitarias.
- Modelo 390: Resumen anual del IVA que complementa las declaraciones trimestrales presentadas a lo largo del año con el Modelo 303.
- Modelo 349: Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias, donde se reportan las ventas y compras realizadas con empresas de otros países de la UE.
Facturar a empresas extranjeras fuera de la UE
Si facturas a una empresa fuera de la UE, las facturas estarán exentas de IVA en la mayoría de los casos, ya que se consideran exportaciones. Es crucial cumplir con las normativas fiscales tanto en España como en el país de destino para evitar sanciones y asegurar la legalidad de las operaciones. En España, esto implica presentar el modelo 303, donde se declara el IVA repercutido y soportado, permitiendo calcular el saldo a pagar o a devolver.
¿Qué datos deben aparecer en una factura a una empresa extranjera fuera de la UE?
En una factura a una empresa extranjera fuera de la UE, deben aparecer los siguientes datos:
- Datos completos del emisor y del cliente: Nombres, direcciones y números de identificación fiscal (si aplica).
- Número de factura: Números correlativos.
- Fecha de emisión: Día en que se emite la factura.
- Descripción detallada de los bienes o servicios: Con cantidad, precio unitario y total.
- Importe total y moneda: La moneda de la transacción debe estar claramente especificada.
- Exención de IVA: Incluir una referencia a la exención de IVA, ya que las exportaciones están generalmente exentas.
- Condiciones de pago y envío: Detalles acordados para la transacción.
Modelos a presentar al facturar a empresas fuera de la Unión Europea
Al facturar fuera de la Unión Europea, el modelo principal es el Modelo 303: Declaración trimestral del IVA, donde se incluyen las exportaciones exentas de IVA.
Facturar en el extranjero con la ayuda de una asesoría
Cerrar correctamente la facturación a empresas extranjeras puede ser complicado debido a las diversas normativas y requisitos fiscales involucrados. Es normal sentir confusión, pero no tienes por qué estar solo en este proceso.
Contar con el apoyo de una asesoría especializada en materia fiscal, como Ofidem, puede marcar la diferencia para garantizar que todo se gestione de manera adecuada y conforme a la ley. En Ofidem, estamos aquí para ayudarte a navegar por estos desafíos con confianza. ¡No dudes en contactarnos!
