Cuando una empresa consolida su actividad y traslada sus operaciones a unas oficinas, una nave industrial o un local comercial, el gasto del arrendamiento se convierte en una de las partidas fijas más importantes de su cuenta de resultados. Sin embargo, más allá del coste financiero, este contrato arrastra una de las obligaciones tributarias más vigiladas por la Agencia Tributaria: la retención e ingreso a cuenta de dicho alquiler.
Hacienda fiscaliza con lupa el Modelo 115 mediante cruces automatizados de datos. Para la dirección de una compañía, un simple descuadre contable o un error en la interpretación de las facturas del casero puede desencadenar requerimientos automáticos y sanciones que impactan directamente en la tesorería de la sociedad. Analizamos cómo gestionar este impuesto con total seguridad jurídica.
¿Qué empresas están obligadas a presentar el Modelo 115?
La obligación de retener no depende del tamaño de la compañía ni de su volumen de facturación. Es el propio hecho de ser una persona jurídica (sociedad) que paga un alquiler lo que activa el mecanismo fiscal.
Sociedades y personas jurídicas como retenedores obligatorios
Cualquier sociedad (S.L., S.A., cooperativa, etc.) que satisfaga rentas por el alquiler de bienes inmuebles urbanos para el desarrollo de su actividad económica se convierte automáticamente en «retenedora» ante la AEAT. Esto implica que la ley obliga a tu empresa a actuar como un recaudador delegado del Estado.
La obligación de retener e ingresar el 19%
En el momento de abonar la renta mensual al propietario, la empresa tiene la responsabilidad legal de detraer el porcentaje correspondiente fijado por ley —actualmente establecido en el 19%— e ingresarlo de forma trimestral o mensual en las arcas públicas. El dueño del local recibe el neto de la factura, y tu empresa custodia y abona ese 19% restante a Hacienda a cuenta del impuesto del propietario.
Empresas exentas de la retención del alquiler de locales comerciales
No todos los contratos de arrendamiento de espacios de trabajo obligan a la empresa a pasar por el aro del Modelo 115. El ordenamiento fiscal establece supuestos muy concretos de exención que la dirección financiera debe conocer para evitar cargas administrativas innecesarias:
- Alquileres anuales inferiores a 900 euros: Si el importe total satisfecho por la empresa a un mismo propietario no supera los 900 euros anuales (IVA excluido), no existe obligación alguna de retener ni de presentar el modelo.
- El certificado de exoneración del propietario: Este es el caso más relevante para empresas que alquilan oficinas en grandes centros de negocios o naves a corporaciones inmobiliarias. Si tu casero es una gran sociedad patrimonial que tributa bajo el epígrafe especial del IAE de «Arrendamiento de bienes inmuebles urbanos» y cuenta con un valor catastral de sus propiedades muy elevado, la AEAT le concede el derecho a no ser retenido. El propietario debe entregar a tu empresa un certificado de exoneración expedido por Hacienda; mientras dicho certificado esté vigente, tu sociedad queda totalmente liberada de presentar el Modelo 115 por ese contrato.
- Arrendamientos financieros (Leasing inmobiliario): Si el local u oficina se disfruta bajo un contrato de leasing con una entidad bancaria, las cuotas no se consideran rentas de alquiler sujetas a retención del 19%, sino operaciones financieras exentas de este modelo.
Cálculo para sociedades de la retención del alquiler con gastos de comunidad e IBI
La confección de la base imponible sobre la que se aplica el 19% es el terreno donde los departamentos de contabilidad interna cometen más fallos operativos, provocando inspecciones innecesarias.
Conceptos que aumentan la base de la retención
Es una práctica habitual que los contratos de alquiler estipulen que el inquilino (la empresa) asuma los gastos de comunidad, el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) o las tasas de basuras. El criterio de la Dirección General de Tributos (DGT) es inflexible en este punto: si el propietario repercute estos conceptos en la factura de forma desglosada, esos importes forman parte de la contraprestación total por el espacio y, por tanto, aumentan la base de la retención.
El error de aplicar el 19% solo sobre la renta base
Si una oficina tiene un alquiler base de 2.000 € y se le repercuten 200 € de comunidad, la retención no se calcula sobre los 2.000 €, sino sobre los 2.200 € totales. Aplicar la retención solo al concepto de renta pura provoca un ingreso menor a la Agencia Tributaria. Como los sistemas informáticos de Hacienda cruzan la base del IVA con la base del Modelo 115, la alerta salta de inmediato si los números no coinciden.
¿Qué pasa si la empresa recibe una factura de alquiler sin retención?
En ocasiones, los propietarios particulares, herencias yacentes o comunidades de bienes emiten facturas erróneas donde olvidan incluir la cuota del 19% de retención, reflejando solo la base y el IVA.
La responsabilidad subsidiaria es siempre de la empresa inquilina
Para Hacienda, el obligado tributario y responsable de que ese dinero entre en el Estado es exclusivamente el retenedor (tu empresa). Si pagas la factura tal cual te la envían sin aplicar la deducción, la culpa legal no es del casero despistado; es de tu organización por no cumplir con su labor de retención.
Sanciones de Hacienda por no presentar el Modelo 115 correctamente
Si se sufre una inspección por esta causa, la AEAT exigirá a tu empresa el pago inmediato de todas las cantidades que dejaste de retener durante el periodo no prescrito (más los intereses de demora devengados). Además, se impondrá una sanción económica que habitualmente oscila entre el 50% y el 150% del importe que se debió ingresar. La empresa sufrirá el menoscabo económico sin poder exigirle al propietario que le devuelva esa sanción.
Plazos de presentación del Modelo 115 para sociedades
El control del calendario fiscal es vital para que la administración de la sociedad no incurra en recargos extemporáneos por descuidos en las fechas de entrega:
- Calendario trimestral para PYMES: La gran mayoría de las empresas deben presentar e ingresar el Modelo 115 dentro de los primeros 20 días naturales posteriores al fin de cada trimestre natural:
- Primer Trimestre (Q1): Del 1 al 20 de abril.
- Segundo Trimestre (Q2): Del 1 al 20 de julio.
- Tercer Trimestre (Q3): Del 1 al 20 de octubre.
- Cuarto Trimestre (Q4): Del 1 al 20 de enero del año siguiente.
- Declaración mensual para Grandes Empresas: Si tu compañía cuenta con un volumen de operaciones que supera el umbral legal para ser considerada Gran Empresa (más de 6.010.121,04 € de facturación anual), la obligación pasa a ser mensual, debiendo presentar el modelo (a través del equivalente mensual) dentro de los primeros 20 días de cada mes.
El cierre del año fiscal: Coherencia entre el Modelo 115 y el Modelo 180
El verdadero examen fiscal de este impuesto ocurre al arrancar el año, momento en el que se consolidan todos los datos aportados durante el ejercicio anterior.
Durante el mes de enero, tu empresa está obligada por ley a confeccionar y enviar al arrendador un certificado de retenciones. En este documento se detalla el total del dinero que tu sociedad le ha retenido e ingresado a su nombre a lo largo del año. El casero necesita este papel para poder desgravarse esos pagos a cuenta en su propio Impuesto sobre Sociedades o en su IRPF.
El cruce de datos automatizado de la AEAT
De forma paralela a la última autoliquidación, en enero las empresas deben presentar de forma obligatoria el Modelo 180, que es el resumen anual de retenciones por alquiler. En este informativo se detalla la identidad del propietario, el dinero acumulado y la referencia catastral exacta de cada oficina o nave alquilada.
La suma de las bases y las cuotas ingresadas en los cuatro trimestres del Modelo 115 debe cuadrar al céntimo con el total declarado en el Modelo 180. Cualquier céntimo de diferencia o un error al transcribir la referencia catastral bloqueará el sistema y disparará una paralización de impuestos o una propuesta de sanción automática en febrero.
Te asesoramos con el Modelo 115
Mantener un archivo riguroso de los contratos, auditar los conceptos facturados por los propietarios y asegurar la perfecta concordancia de los modelos trimestrales con el resumen anual es la única estrategia válida para garantizar que el gasto del alquiler de la compañía no se convierta en un imán de contingencias fiscales.
Si tu empresa está expandiendo sus instalaciones, negociando nuevos contratos de arrendamiento complejos o deseas realizar una auditoría preventiva para comprobar que las retenciones aplicadas a tus oficinas actuales están blindadas frente a una inspección de la AEAT, ponte en contacto con nuestro equipo de asesores fiscales. Nos encargamos de blindar tu tranquilidad financiera.