Cuando una empresa crece y alcanza un número relevante de trabajadores, es habitual que compre o pague el renting de varios vehículos: la furgoneta para los técnicos, el coche para el equipo comercial o el vehículo con el que se desplaza la gerencia.
Casi todos los empresarios asumen que, como la factura del coche está a nombre de la empresa y la paga la cuenta de la sociedad, todos los gastos son 100% deducibles.
Sin embargo, para la Agencia Tributaria (Hacienda), los coches son el «terreno de caza» favorito. ¿El motivo? Hacienda piensa que, si el coche es un turismo normal, el empleado o el jefe lo va a utilizar también por las tardes, los fines de semana o durante las vacaciones para su vida personal.
Para entender cómo gestionar esto sin riesgo, hay que separar el problema en dos impuestos distintos, porque cada uno sigue reglas totalmente diferentes.
El IVA: La regla del 50% que casi todo el mundo malinterpreta en los coches de empresa
Cuando compras un coche para la empresa o pagas la cuota mensual de renting, estás pagando un IVA (el 21%). También pagas IVA en la gasolina, las reparaciones, los peajes y los parkings. ¿Cuánto de ese IVA te puedes devolver en tus declaraciones?
- La regla del 50% (La opción segura): La ley del IVA dice que, por defecto, se presupone que un coche de empresa se usa un 50% para el trabajo y un 50% para la vida privada. Por tanto, Hacienda te deja deducirte el 50% del IVA de la compra, del renting y de la gasolina sin ponerte pegas ni pedirte explicaciones.
- Deducir el 100% del IVA: Si quieres devolverte el 100% del IVA porque el coche se usa exclusivamente para trabajar, eres tú quien tiene que demostrárselo a Hacienda con pruebas. Si te desgravas el 100% y no puedes probarlo en una inspección, te obligarán a devolver la mitad del dinero con sanciones e intereses.
Excepción fácil: Las furgonetas de reparto, los camiones, los taxis o los coches de autoescuela sí se presumen 100% profesionales automáticamente. El problema lo tienen los turismos normales.
El Impuesto sobre Sociedades y la nómina cuando hay coches de emprsa: Aquí no hay término medio
Mientras que en el IVA existe ese «50% de comodín», en el Impuesto sobre Sociedades (el impuesto que paga la empresa por sus beneficios anuales) y en el IRPF de los trabajadores, la regla es radical: el coche es 100% de la empresa o no lo es.
Aquí aparecen dos escenarios:
Escenario A: El coche es 100% de la empresa
Si el coche solo se usa para ir a ver clientes, proveedores o centros de trabajo, la empresa se deduce el 100% de la cuota o amortización y de la gasolina como gasto. El trabajador no tiene que pagar nada en su declaración de la renta personal.
Escenario B: El coche es de «uso mixto» (trabajo y vida personal)
Si el empleado o el directivo se lleva el coche a su casa al acabar la jornada, lo usa los fines de semana o se va con él de vacaciones, la ley considera que la empresa le está haciendo un regalo o pago extra.
Esto se llama Retribución en Especie. Significa que la empresa debe calcular cuánto vale el uso privado de ese coche e incluirlo como un «sueldo extra» en la nómina del trabajador, aplicándole la retención de IRPF correspondiente. Si la empresa no pone ese importe en la nómina, Hacienda multará a la sociedad por no haber retenido los impuestos debidos.
¿Cómo demuestra una empresa que el coche solo se usa para trabajar?
Si Hacienda te envía una carta pidiendo explicaciones, no basta con decir «prometo que el coche solo se usa para la empresa». La carga de la prueba recae al 100% sobre ti.
Para salir victorioso de una inspección y poder deducir el 100% de los gastos, debes aportar pruebas objetivas. Las más efectivas son:
- El libro de ruta diario: Un registro donde el conductor anota cada día: fecha, hora de salida, kilómetros iniciales, cliente o lugar visitado, motivo del viaje y kilómetros finales.
- Sistemas de localización GPS: Instalar un dispositivo GPS en el vehículo que registre los trayectos. Si el GPS demuestra que el coche solo se mueve de lunes a viernes en horario comercial y que el resto del tiempo está parado, tienes una prueba imbatible.
- El coche duerme en la empresa: Demostrar que al terminar la jornada laboral, las llaves se quedan en la oficina y el vehículo se queda cerrado en el parking de la empresa (aportando el contrato de alquiler de la plaza o certificados de la alarma).
- Prohibición por escrito: Incluir una cláusula en el contrato de trabajo o firmar una política interna donde la empresa prohíba expresamente al empleado usar el coche fuera del horario laboral.
¿Qué ocurre si no puedes probarlo y te hacen una inspección?
Si has estado deduciéndote el 100% del IVA y de los gastos del coche, pero no tienes ninguna de las pruebas anteriores, Hacienda emitirá una liquidación con tres castigos:
- Devolución del IVA: Tendrás que devolver el 50% de todo el IVA que te dedujiste en los últimos 4 años (de la compra o renting, de la gasolina y de las reparaciones).
- Ajuste en la nómina e IRPF: Considerarán que el uso del coche ha sido una retribución en especie no declarada, exigiendo a la empresa el pago del IRPF no ingresado.
- Intereses y sanciones: Se aplicará un recargo de intereses de demora más una multa económica que suele rondar entre el 50% y el 100% de la cantidad robada o no ingresada.
Recomendaciones de nuestra asesoría para los coches de empresa
Gestionar los vehículos de la empresa no es solo cuestión de pedir facturas a la gasolinera. Para evitar un susto fiscal de miles de euros en tu flota, el protocolo a seguir es muy claro:
- Decide qué vehículos son de uso exclusivo de trabajo y cuáles son de uso mixto.
- Para los de uso exclusivo, instala un sistema de control (GPS o agenda de desplazamientos) y firma un documento de prohibición de uso personal con los empleados.
- Para los de uso mixto, calcula la retribución en especie correspondiente e inclúyela correctamente en la nómina.
Si quieres revisar la situación fiscal de la flota de tu empresa, comprobar qué nivel de riesgo tienes actualmente o implantar un protocolo de uso de vehículos 100% blindado ante inspecciones, contacta con nuestro equipo de asesores fiscales. En Ofidem podemos ayudarta a estar cubierto en todo momento.