¿Has recibido tú o tu empresa una notificación por un inspector de trabajo para personarse en vuestra oficina o para que os personéis en la suya? Probablemente el Ministerio de Trabajo pretende verificar que tu empresa cumple con las leyes laborales, de seguridad y de salud en el trabajo.
Si estás seguro de que tu empresa cumple de manera honesta con unas condiciones laborales y de seguridad correctas, no deberías preocuparte. Una inspección de trabajo es un procedimiento común en España, y es una herramienta importante para garantizar el cumplimiento de las leyes.
En cualquier caso, si tu empresa ha recibido una citación para una inspección de trabajo, es importante que esté preparada y coopere con el inspector para garantizar un proceso efectivo y sin complicaciones. En esta guía, te ofrecemos toda la información que necesitas saber para conocer tus derechos y obligaciones, así como algunas pautas y consejos sobre cómo preparar a tu empresa para esta inspección de trabajo. Con una adecuada preparación y cooperando, ayudarás a proteger los derechos y la seguridad de tus trabajadores, parte fundamental de tu negocio. Comencemos por el principio.
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¿Qué es una inspección de trabajo?
Una inspección de trabajo es una revisión que realiza el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social -a través de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social- para verificar el cumplimiento de las leyes laborales y de seguridad y salud en el trabajo.
Pueden incluir una revisión de las condiciones de tus trabajadores, la documentación laboral, el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, y la verificación de que tu empresa está pagando a los trabajadores de manera adecuada. También pueden incluir la verificación del cumplimiento de otras leyes laborales, como las que se refieren a las horas de trabajo o las vacaciones.
¿Cómo funciona una inspección de trabajo?
La mayoría de los procedimientos en una inspección de trabajo son siempre los mismos. Comienzan con una notificación y la personación de un inspector posteriormente o una citación para acudir al despacho del inspector, que será quien requiera la información necesaria y haga las preguntas pertinentes para cerciorarse de que tu empresa cumple con las leyes. Veamos cómo serían los pasos:
- Notificación: La Inspección de Trabajo y Seguridad Social suele notificar a la empresa para solicitar la documentación que requiere en el despacho del inspector en el día y la hora demandada. En caso de personarse directamente en el centro de trabajo, en Alicante suele hacerse de manera sorpresiva.
- Identificación y presentación de credenciales: Al llegar al lugar de trabajo, el inspector te mostrará su identificación y explicará el propósito de la inspección al personal del lugar de trabajo.
- Solicitud de permiso y limitación del alcance: El inspector solicita permiso para llevar a cabo la inspección y explicará cuál será el alcance de la misma. Esto implica que hay ciertos límites que no sobrepasará, porque no forman parte del propósito de la inspección.
- Revisión de las condiciones de trabajo, la documentación laboral y el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo: Este trabajo implica preguntas a los responsables, solicitud de información o incluso hablar con los trabajadores (de donde, generalmente, se extrae la mayor parte de la información). De hecho, los trabajadores también pueden solicitar hablar con el inspector de manera voluntaria.
¿Cómo se notifica una inspección de trabajo?
Si has llegado a este artículo, probablemente es porque ya has recibido una notificación para una inspección de trabajo. Si no es así, y entras por curiosidad o para estar prevenido, te diremos que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social suele notificar a la empresa con anticipación sobre la fecha en la que se llevará a cabo la inspección. Lo hará mediante una carta por escrito, o incluso de manera verbal a través del inspector. En esta notificación, se incluirá información sobre el propósito de la inspección y el alcance.
En algunos casos, la inspección también puede llegar sin notificación previa, en cuyo caso se considera una inspección sorpresa.
Inspección laboral por sorpresa
Una inspección laboral sorpresa puede realizarse en cualquier momento y sin previo aviso en cualquier lugar de trabajo. Eso sí, debes saber que es mucho más probable este tipo de inspecciones cuando existen sospechas justificadas de que se están violando las leyes laborales o de seguridad y salud en el trabajo de manera grave o sistemática. También puede producirse una inspección sorpresa por una denuncia anónima, o si se ha sufrido algún tipo de accidente grave en ella, como producto de la actividad laboral.
En definitiva, una inspección de trabajo sorpresa sucede generalmente cuando existe una razón fundada para hacerla. Además, debe seguir una serie de normas y procedimientos para llevar a cabo la inspección de manera legal y justa. Estas normas pueden incluir:
- Identificarse y presentar credenciales válidas al personal del lugar de trabajo, así como el motivo de la inspección de trabajo.
- Es común que se pida permiso para llevar a cabo la inspección. Eso sí, no es necesario que la empresa conceda permiso. Si la empresa se niega a colaborar, se obtendrá una orden judicial o una autorización especial para llevarla a cabo.
- Limitar el alcance de la inspección, como hemos explicado anteriormente.
- Respetar la privacidad del personal, no examinando áreas privadas o confidenciales sin una buena razón.
- Proporcionar una copia de los resultados de la inspección, una vez realizada. También se explican las acciones que se deben llevar a cabo para cumplir con las leyes laborales, y de seguridad y salud en el puesto de trabajo.
¿Puede un inspector de trabajo entrar libremente en una empresa?
Como hemos explicado anteriormente, en una inspección sorpresa un inspector de trabajo no puede entrar libremente en una empresa si antes no ha explicado los motivos de la misma y los límites que se establecen en ella. Si la empresa se niega a dejarle pasar, es posible que se impongan sanciones a la empresa o al empleador por obstaculizar la labor del inspector de trabajo (multas, cierres temporales, prohibiciones a la contratación o incluso la revocación de la licencia de la empresa). Veremos el apartado de sanciones más adelante. En cualquier caso, la Inspección puede solicitar una orden judicial para acceder al recinto.
¿Cuánto tarda en ir una inspección de trabajo?
El tiempo que tardará en llegar a tu empresa una inspección de trabajo, desde que se realiza la notificación, puede cambiar en función de la naturaleza de la empresa, el horario, su ubicación… Normalmente se comunica con unos días de antelación. De esta manera, se facilita a la empresa que se disponga de toda la documentación que pueda precisar la inspección.
Es cierto que, en algunos casos, el inspector se puede personar en el lugar de trabajo el mismo día de la notificación o un día después. En muchos casos depende simplemente de la disponibilidad del funcionario.
¿Qué preguntan en una inspección de trabajo?
En una inspección de trabajo, es probable que el inspector haga preguntas sobre las condiciones de trabajo, la documentación laboral, el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo, y el pago de los trabajadores. Hay que remarcar que no solo puede hacer preguntas a los responsables o dueños de la empresa, sino también a cualquiera de los trabajadores. Estas son algunas de las cuestiones que suelen abordar:
- Se solicita la plantilla de control horario que cada trabajador debe cumplimentar a la entrada y salida del trabajo, o bien, los informes de estas entradas y salidas si lo hacen con una app o maquina de fichaje.
- Sobre el responsable de la empresa y el responsable de la seguridad y salud de los trabajadores.
- Número de trabajadores de la empresa y la actividad que realizan.
- Organización de la empresa.
- Horarios de trabajo y condiciones laborales.
- Políticas de tiempo libre y vacaciones.
- Organización del trabajo en la empresa.
- Salarios de los trabajadores y el tiempo y forma de pago.
- Régimen de contratación de la empresa y cómo se registra a los trabajadores, altas y bajas en la Seguridad Social.
- Condiciones de formación y capacitación de los trabajadores y el cumplimiento de la formación obligatoria
- Condiciones de igualdad de oportunidades y no discriminación en la empresa.
- Condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
- Prevención de riesgos laborales y valoración del riesgo en la empresa.
- Equipos de protección individual y cómo se asegura que los trabajadores los utilizan adecuadamente.
- Planes de evacuación en caso de emergencia y formación de los empleados en este asunto.
- Higiene y limpieza en el lugar de trabajo.
- Preguntas específicas sobre cualquier violación a las leyes laborales o de seguridad y salud en el trabajo que haya encontrado durante la inspección.
Debemos recordarte que esta es solo una lista genérica de asuntos que pueden tratarse en una inspección de trabajo, pero pueden variar en función del funcionario, del propósito de las inspección, el sector de la empresa… Te recomendamos que estés preparado para responder a cualquier pregunta de manera precisa y honesta, proporcionando la documentación y acceso necesarios para llevar a cabo la inspección de manera efectiva.
¿Cuánto tarda una inspección de trabajo en contestar?
Revisar toda la documentación y emitir el informe de la inspección puede tomar unos días o incluso unas semanas. No hay un tiempo asignado para que la Inspección de Trabajo emita el informe y ofrezca a la empresa los resultados obtenidos. Depende de muchos factores, como la complejidad de la inspección, el tamaño de la empresa, la cantidad de documentos aportados o a revisar…
¿Qué hacer ante una inspección de trabajo?
Lo más importante en una inspección de trabajo, es que la empresa y el personal cooperen. Eso implica proporcionar acceso a las áreas que solicite, así como los documentos que él requiera para llevar a cabo la inspección de manera efectiva. Otro consejo que podemos ofrecerte es dar respuesta a todas las preguntas de manera sincera, siendo preciso y huir de la ambigüedad o las medias verdades.
Una vez se ha realizado, y si se han detectado anomalías y violaciones de las leyes laborales, es preciso tomar medidas para corregir el rumbo y devolver a la empresa al cauce legal. Esto evitará sanciones en el futuro.
Por otro lado, si consideras que la inspección no se lleva a cabo de manera justa o legal, puedes buscar asesoramiento para entender tus derechos y las opciones que tienes.
Sanciones y consecuencias para la empresa en una inspección de trabajo
Las sanciones a la empresa por violar las leyes laborales y de salud y seguridad de los trabajadores pueden incluir multas, cierres temporales de la empresa, prohibiciones de contratar a nuevos trabajadores, y en casos graves, incluso la revocación de la licencia de la empresa.
También pueden imponerse sanciones directamente a los responsables individuales de las violaciones: gerentes, directivos, supervisores de la empresa… Estas sanciones se determinarán en función de la gravedad de esas violaciones y del historial de la empresa en cuanto al cumplimiento de sus obligaciones en la materia se refiere.
Tengo una citación a una inspección de trabajo
Si has recibido una citación para una inspección de trabajo, es importante que la prepares con toda la información que te hemos facilitado en este artículo. Cumplir con las leyes laborales y de salud y seguridad de los trabajadores permite que tengamos una sociedad más sana. Además, una empresa que respeta los derechos de sus trabajadores, es una empresa que valora el activo más importante que tiene.
Si has tenido o quieres prevenir algún problema derivado de una inspección de trabajo, puedes contactar con nosotros. En Ofidem podemos asesorarte y asegurarnos de que tu empresa cumple, de manera escrupulosa, con las leyes en esta materia, así como en material fiscal y contable. Explícanos tu caso, y te ayudaremos.
