En Ofidem nos encontramos en muchas ocasiones con empresas que, teniendo ya una asesoría que les realiza el trabajo necesario para las gestiones del día a día, acuden a nosotros para interesarse por nuestro servicio integral de asesoría y gestoría laboral, fiscal y contable

En ellas detectamos siempre las mismas preocupaciones que, además, son perfectamente comprensibles: Cómo gestionar ese proceso de cambio de asesoría, quién debe realizar los trámites necesarios, qué documentación se debe aportar… incluso el miedo a perder alguna documentación por el camino que pueda ser necesaria en el futuro.

Sabemos, por tanto, que el proceso de cambio de asesoría es siempre traumático. Por eso, queremos hacer esta pequeña guía para entender un proceso burocrático, que tiene sus pormenores, pero que en ningún caso debe ser un obstáculo para tratar de mejorar en la siempre complicada tarea de tener en orden todos los aspectos legales de la empresa.

Primero debemos tener la seguridad de que hacemos lo correcto. Por eso, vamos a determinar algunas cuestiones que son cruciales para saber si es el momento de realizar el cambio. 

Foto de Scott Graham en Unsplash

¿Qué aspectos debes valorar para saber si debes cambiar de gestoría?

Si estás leyendo este artículo es, probablemente, porque has detectado algunas señales que te han hecho estar en alerta con tu asesor actual. Hay ciertos detalles que no te convencen en su trabajo y crees que otros profesionales podrían ayudarte en la manera en que tú necesitas. Veamos algunas razones por las que deberías plantearte cambiar de asesoría:

  • Ha cometido un error que ha costado mucho dinero a tu empresa: Puede ser un error al presentar un impuesto, bien por desconocimiento, o bien por dejadez. El caso es que esos errores son humanos, pero pueden costarte muy caro. A veces no son grandes errores, sino pequeños fallos que suman un buen montante para tu negocio.
  • No han tenido en cuenta algunas subvenciones y has perdido una oportunidad: Las labores de asesoría implican estar siempre en constante búsqueda de las mejores opciones para cada empresa y ser proactivo en la propuesta de acciones. Estar al día con todas las opciones que pueden beneficiar a tu empresa puede suponer un ahorro importante.
  • No está al día con los cambios legislativos: Hay un problema de actualización de los conocimientos necesarios. La legislación cambia y, con ella, las empresas deben adaptarse. Un ejemplo claro de esto es la nueva Reforma Laboral de 2022, donde ha habiendo cambios relevantes sobre los que conviene que tu asesoría te tenga informado.
  • No te informa debidamente de los cambios: Quizá la asesoría sí está al corriente de todos los cambios legislativos que van sucediendo… pero no te informa de ello. Sea como sea, la perjudicada es tu empresa.
  • No tiene previsión: Realiza los trámites siempre en el último momento, de manera que no te da tiempo a rectificar, modificar o replantear algunas acciones. 
  • Hay un fallo de comunicación evidente: Puede suceder de muchas maneras. En el caso anterior, la asesoría conoce ciertos cambios legislativos pero no te informa, pero hay otros escenarios. Por ejemplo, cuando solicitas una información y no te dan respuesta, o la respuesta es tardía. También hay momentos en el que has pedido una documentación que necesitas y no te la dan con la rapidez que requieres. No contestan a los correos, no hay nadie al teléfono… 
  • Tiene un precio muy elevado. Cuidado con esto. No queremos decir en este punto que te quedes con la gestoría más barata. En ocasiones, aquel que no está muy seguro de la calidad del trabajo que desempeña, acaba compensando su baja calidad con el precio. Podemos encontrar asesorías muy baratas que, con un gran desconocimiento del sector, acaban costando mucho dinero a la empresa que representan. Debemos encontrar asesorías que se ajusten a los precios del mercado y, sin son más caras que la media del sector, lo sean porque realmente justifiquen el precio con un buen trabajo. En este caso, muchas veces merece la pena pagar algo más.

Estos son algunos de los casos recurrentes que nosotros nos hemos encontrado a lo largo de nuestra experiencia, pero la decisión de cambiar de asesoría tiene muchas más vertientes y matices que se resuelven con una única pregunta: ¿Estás tranquilo con tu asesoría? Si la respuesta es “no”, es el momento del cambio.

¿Qué cualidades debe tener una buena asesoría?

Ahora bien, nunca caigas en el error de solicitar la baja en tu actual asesoría sin haber buscado una nueva antes. En primer lugar, porque ellos te ayudarán en los trámites que suponen este cambio, siempre complicado. En segundo lugar, porque si te deshaces de tu vieja asesoría sin haber contratado una nueva, puedes verte de la noche a la mañana desamparado en las tareas que implican el cumplimiento de las obligaciones laborales, fiscales y contables de tu empresa para con el estado. Actúa con cabeza.

Para elegir tu nueva asesoría, te dejamos las cualidades que debe tener una buena asesoría, algunos aspectos que son clave para tener ciertas garantías de que actuarán de manera eficaz con tus necesidades y las de tu empresa, o la empresa a la que representas. Veamos:

Una asesoría que sea profesional y honesta

Es difícil valorar la profesionalidad de una asesoría hasta que no se ha trabajado con ella… pero hay señales. Una mala presentación ya dice mucho. Si, desde el principio, las formas de dirigirse a ti o cómo proponen hacer los primeros trámites no te convencen… déjate llevar por tu instinto. Además, puedes acudir a las opiniones de otras empresas que hayan trabajado con ellos.

Que conozca las leyes, te mantenga informado y actualizado

En el mundo en constante cambio que es el laboral y fiscal, es primordial contar con una asesoría que esté al día de las diferentes modificaciones de la legislación. Eso permitirá tener la seguridad de estar al día en las obligaciones derivadas de la actividad comercial. Además, un gran conocimiento del entorno laboral y jurídico hará que tu negocio pueda aprovechar las subvenciones y leyes más beneficiosas. Además, una buena asesoría debe tener una actitud proactiva para tratar de garantizar siempre el mejor servicio para tu empresa.  Por ejemplo, en la nueva reforma de 2022, surge un contrato que consideramos que puede ser muy beneficioso para muchos negocios: el contrato formativo para la práctica profesional.

Que te dé un trato personalizado y te ayude

Ofrecer acompañamiento es clave por parte de una asesoría. Esto implica una comunicación constante para, juntos, planificar la toma de decisiones que puedan mejorar las condiciones de tu negocio. Además de ofrecerte las mejores alternativas, deberá bajar a la tierra los conceptos a veces complejos que se manejan, para que tú o los miembros de tu empresa podáis entenderlos y conocerlos con claridad.

Una gestoría moderna y que ofrezca un servicio remoto para agilizar los procesos

De la misma manera que se ofrece un trato personalizado, debe dar la opción para que, de manera telemática, podamos realizar trámites que requieran poco tiempo y que demandan rapidez para cubrir las necesidades del negocio. 

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de asesoría?

Una vez realizado el ejercicio anterior, es el momento de pasar a la acción. Has decidido que un cambio de gestoría o asesoría le vendrá bien a tu empresa y hará que duermas más tranquilo.

Sin embargo, hay factores siempre complicados. Tu vieja asesoría tiene toda tu documentación y un cambio en periodos de más actividad puede resultar traumático o, aún peor, derivar en un error producido por la vorágine del cambio que acabe costando dinero a tu negocio.

Siempre hay algunos momentos que son más propicios al cambio de asesoría:

  • El cambio de año fiscal: El cambio de año fiscal siempre es el mejor momento. De esta manera, tu nueva asesoría empezará de cero en el nuevo ejercicio fiscal, con la contabilidad anterior cerrada y todos los documentos del ejercicio anterior presentados.
  • Entre el tercer y el cuarto trimestre: Como en el caso anterior, los impuestos del tercer trimestre ya estarán presentados por el anterior gestor. Además, agosto y septiembre son meses tranquilos en materia fiscal y te permitirá hacer los trámites con más tranquilidad. Eso sí, el nuevo gestor comenzará con la contabilidad sin cerrar. 
  • El cambio de trimestre: Si te corre algo más de prisa, hacer el cambio de asesoría con cualquier cambio de trimestre fiscal supondrá algo parecido al caso anterior… pero con algo menos de tiempo.
  • En cualquier momento del año: Se puede hacer el cambio de asesoría en cualquier momento del año, siempre que se haga con previsión y teniendo en cuenta todos los aspectos.

Cómo cambiar de gestoría o asesoría

Veamos ahora al grueso del asunto: cómo cambiar de gestoría: acciones, trámites, consejos que podemos darte en Ofidem… Vayamos paso por paso.

Redactar una carta de cambio de asesoría

Lo primero es avisar a la antigua asesoría de que vas a prescindir de sus servicios. Aunque lo hagas de manera verbal, recomendamos realizar un escrito donde dejemos constancia de la voluntad de cesar el servicio de asesoría que se está prestando, indicando la fecha de cese de la actividad. Para ello, como es normal, debemos hacer frente a las obligaciones pendientes. Pagar las cuotas restantes evitará que puedan ponerte algún tipo de impedimento y el proceso debería agilizarse.

En la misma petición, podemos ya demandar a la antigua gestoría la documentación que deberá entregarse a la nueva, así como la fecha límite en la que se requiere. Generalmente, es un servicio que puede ofrecer la nueva asesoría. En cualquier caso, estos son los documentos.

Documentación necesaria para cambiar de asesoría

Veamos todos los documentos para los que es indispensable hacer el traspaso de una asesoría a otra:

  • Declaraciones censales en los modelos 036 y 037.
  • Todos los contratos, nóminas, seguros sociales de los trabajadores… toda la información laboral de la empresa.
  • Todas las facturas recibidas y emitidas que se entregaron a la asesoría.
  • Declaración de la renta de las personas físicas implicadas.
  • El modelo 200 del Impuesto de Sociedades.
  • El modelo 303 de las declaraciones trimestrales, las declaraciones de IVA y el 390 de la declaración anual.
  • Las declaraciones de IRPF en los modelos 111 y 190.
  • Modelos 115 y 180 en el caso de que tengas locales en propiedad para la actividad de la empresa.
  • El modelo 347 que han de cumplimentar todas las operaciones realizadas con importes mayores de 3.000€
  • Todos los libros oficiales (escrituras, facturas, libros diarios, balances…).
  • Cuentas anuales en el registro mercantil.
  • Certificado digital del administrador de la empresa e instrucciones para la destrucción de la copia por parte de la asesoría con la que se extingue el contrato.
  • También es interesante solicitar un último balance actualizado a la fecha en la que se tramita la baja.

Además, recuerda que debes retirar todos los permisos y asignaciones que en su día otorgaras a la antigua asesoría para que actuara en tu nombre.

En resumen, tienes que retirar los permisos de tu antigua asesoría y requerir a esta toda la documentación que en su día se entregó. Es una petición a la que no pueden negarse, porque es una información y una documentación que pertenece única y exclusivamente a tu empresa.

¿Quién hace los trámites para cambiar de asesoría?

Sabemos que es mucha documentación… toda la vida de una empresa “resumida” en documentos, papeles, discos duros, subidas a la nube… ¿Quién se encarga de los trámites de cambio de asesoría? ¿Puedo confiar en alguien para que lo haga de manera impecable?

Todos los trámites de cambio de asesoría debería poder encargarse de hacerlos tu nueva asesoría. Se supone que, entre la nueva y la antigua asesoría, estamos en contacto para hacer todo el traspaso. Después de todo, la labor de ambas ha sido y será la de ahorrarte quebraderos de cabeza. En cualquier caso, toda la documentación relativa a tu empresa es accesible de manera digital en Hacienda, en la Seguridad Social y en el registro.

Si realizas el cambio en mitad del año fiscal o del trimestre, asegúrate de tener bien claro quién hará ese último cierre del ejercicio antes que de que empiece el nuevo. Es obvio que el siguiente ejercicio deberá hacerlo tu nueva asesoría pero, a veces, el ejercicio que coincide con el cambio de gestor queda en un limbo que debes asegurarte de concretar.

Sea cual sea tu caso, en Ofidem podemos encargarnos de todo ese trabajo para que te despreocupes. Ponte en contacto con nosotros y te ayudamos.